Planificación de Eventos Exitosos: Pasos Clave para un Evento Memorab

La planificación de eventos puede ser complicada, ya que hay muchos aspectos para anticipar y facilitar. Pero si lo hace bien, tendrá varios beneficios. Crear publicidad y representar a su empresa en un nuevo enfoque atraerá nuevos clientes y mantendrá sus cuentas estables. Al planificar un evento, cada pequeño detalle es más importante de lo que piensas. Al reservar el lugar perfecto para crear invitaciones, desea despertar la emoción de sus participantes.

Fundamentos de la planificación de eventos … ¡Elija una fecha primero!

Date suficiente tiempo de preparación. Primero, piense en las personas que está tratando de contactar. ¿Qué tipo de evento será? ¿Quién es tu grupo objetivo? Su presupuesto? ¿Qué tipo de ubicación es perfecta para el tipo de vibración que está creando? ¿Qué tipo de equipo de audio y video necesita y qué tipo de equipo mejorará el evento? Cuando conteste todas estas preguntas, es hora de ponerse serio. Si desea definir todo el evento al aire libre, verifique el clima y la hora en consecuencia. Considere invitados VIP u oradores motivacionales que pueden proporcionar un enfoque central para el evento y verificar su disponibilidad. Basado en eso, comienza a buscar una ubicación. Sé honesto contigo mismo sobre tus recursos y capacidades con la planificación de eventos.

Enviar invitaciones

Las invitaciones nunca pasan de moda y realmente marcan la pauta para su evento. Obtenga el público objetivo ideal, con una estética dinámica para su invitación que corresponda al evento en sí. Dale un toque personal a todas las invitaciones. Tal vez entregarlos en persona. También los enviará por correo o utilizará las redes sociales para ayudar con esta tarea exigente. Cree una página de eventos en Facebook para tener una idea de cuántas personas puede esperar, así como mantener el evento en los radares de las personas a través de recordatorios y publicaciones. Permítales registrarse en el evento por correo electrónico y confirme que asistirán. Esto le ahorrará mucho tiempo y puede promocionar su evento en grupos de redes sociales.

Ponentes invitados

Una buena estrategia para capturar a su público objetivo es reservar un orador invitado que cultive el entusiasmo. ¿Hay alguna estrella local que tenga algo que compartir con su audiencia? ¿Quizás un experto en su industria? ¿O tal vez incluso un orador motivador que comparte un mensaje de inspiración y ambición? Encienda una discusión constructiva y dé a sus invitados suficiente tiempo para hablar para mantener a la audiencia interesada. Recuerde que la capacidad de atención promedio de una persona es de 45 minutos. Si está planeando una discusión más larga, planifique en consecuencia con refrigerios y planificación de transición.

Elige un lugar

Según la cantidad de personas que invite, elija una ubicación adecuada. Es importante obtener la configuración correcta, ya sea para reuniones o eventos más íntimos, donde planea acomodar una gran cantidad de visitantes. Explore lugares en su área y considere la experiencia del huésped, priorizando las posibilidades de estacionamiento y la facilidad de viaje para su evento. «Ubicación, ubicación, ubicación» es un verdadero dicho para algo más que bienes raíces. No desea que las personas se pierdan en el camino, o su experiencia se verá afectada de inmediato, independientemente del evento real. Hable con el administrador del sitio sobre todos los detalles importantes: ¿proporcionan su propio personal o es su deber? ¿Recursos de restauración? Posibilidades de bar? Instalación del sistema de sonido? Verifique la conectividad y el equipo en el sitio y considere la acústica. Asegúrese de tener suficientes asientos para acomodar a sus invitados.

Personal

Cuando se trata de personal, siga esta regla: un camarero y un camarero para 75 personas. El personal insuficiente causará frustración en todas las partes y el personal innecesario aumentará su presupuesto. También recomendamos contratar a un fotógrafo profesional. Al asegurarse de que su evento esté documentado profesionalmente y que pueda compartir los materiales con los medios locales, se asegura de que el evento ayude a su negocio mucho después de que el evento real tenga lugar. Influyentes y periodistas son siempre bienvenidos. Son una parte importante de la planificación de su evento. Póngase en contacto con ellos temprano y con frecuencia y pídales que accedan a las redes sociales para obtener una mejor publicidad.

Mejor equipo

Alquilar un excelente equipo audiovisual puede ser realmente útil para agregar otra dimensión a su evento. Excelente sonido es esencial para eventos de todos los tamaños. Desea que su mensaje sea escuchado, alto y claro. Por lo tanto, los oradores básicos están fuera de discusión. Priorice los altavoces de alta calidad. Alquilar proyectores para presentaciones de negocios es una opción inteligente si desea garantizar la entrega de contenido. Las personas tienden a recordar las cosas de manera más eficiente cuando pueden conectarse visual y audiblemente. Los detalles importantes en HD son un privilegio. Además, si está organizando un seminario, alquile tabletas o computadoras portátiles a granel. Es más fácil en muchos frentes y ofrece una experiencia más confiable para sus participantes. Recuerde verificar la conectividad: nadie quiere complicaciones en el gran día.

Cuando todo esté listo y su evento sea el éxito que planeó, ¡disfrute! Envíe notas de agradecimiento a todos los participantes. Seguirán los movimientos de su empresa y desearán participar en el próximo evento. Si necesita más ayuda con la organización, ¡póngase en contacto! ¡Estamos listos para elevar su evento!