Aumente la rentabilidad del seminario ajustando los costos de alquiler de salas

Al promover eventos, especialmente en la economía actual, es importante prestar atención a los costos de producción de su seminario. Un gasto que puede consumir rápidamente una buena parte del presupuesto de producción de su seminario es el costo del alquiler del espacio para reuniones. Dependiendo de dónde organice su evento, puede pagar unos cientos o miles de dólares al día por el espacio para reuniones.

A continuación, se muestran tres formas de reducir esta línea de pedido de presupuesto:

1. Asegure los dormitorios. Si está organizando un evento de varios días en un hotel y es probable que los asistentes pasen una o más noches, es posible que desee asegurar un bloque de habitaciones de hotel para sus asistentes. A cambio de garantizar la venta de un determinado número de habitaciones, el hotel puede ofrecerle un espacio para reuniones por un precio reducido o incluso gratuito.

La desventaja, por supuesto, es que si no llena el bloque de habitaciones, será responsable de pagar las habitaciones no utilizadas, que pueden costar más que el espacio para reuniones por el precio total. Sin embargo, si está seguro de que generará suficientes registros para llenar el bloque de salas, esta puede ser una manera fácil de reducir el costo de alquilar un espacio para reuniones.

2. Para un espacio de reuniones asequible, considere bibliotecas, iglesias y comedores privados. También comuníquese con colegios, universidades y escuelas técnicas locales en su área. Muchos ofrecen espacios para reuniones profesionales disponibles para alquilar, diseñados pensando en el mercado corporativo.

Obviamente, querrá hacer coincidir su ubicación con su audiencia y su evento. Por ejemplo, los ejecutivos no querrán pagar una tarifa de registro de $ 1,000 para sentarse en una sala de reuniones de la biblioteca durante tres días.

3. Busque un patrocinador. Busque una empresa o profesional que venda a la misma audiencia que está buscando. Pídales que paguen el alquiler del espacio de reunión a cambio de ser promovidos como patrocinadores oficiales de su seminario … y luego haga correr la voz sobre su participación tanto como pueda.

Al evaluar los espacios para reuniones, no descuide los diversos costos adicionales en los que se incurrirá al elegir una instalación sobre otra. Por ejemplo:

  • ¿Tienes que gastar una cantidad mínima en comida y bebida? Esto es común en un hotel o resort. Sin embargo, es posible que no se brinden servicios de comida y bebida durante la reunión de la universidad. Asegúrese de poder proporcionar el entorno que ha diseñado para sus participantes y luego asegúrese de calcular cuánto costará proporcionarlo.
  • ¿Necesitas alquilar equipo audiovisual o está incluido en el precio del alquiler de la sala?
  • ¿Necesita pagar de más para alquilar muebles o equipos para garantizar el tipo de entorno que desea? Por ejemplo, ¿necesitas un escenario? ¿Quieres un decorado o iluminación especial para el frente de la habitación? ¿Te imaginas un cierto color de ropa de cama en las mesas?

Todos estos detalles tienen el potencial de costar más, así que asegúrese de discutir los detalles con anticipación cuando evalúe las ubicaciones potenciales para su seminario.

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