La importancia de la seguridad de eventos para los planificadores de eventos

Garantizar la seguridad en los eventos es y siempre debe ser una parte esencial de los pensamientos de cualquier planificador de eventos al organizar un evento de cualquier tamaño.


Con la reciente avalancha de ataques terroristas en todo el mundo, la seguridad de los eventos se ha convertido en lo que parece un tema doloroso que se ha convertido en el centro de atención de muchos planificadores de eventos.

Como muchos en la industria de eventos, a lo largo de los años he organizado eventos en hoteles de 5 * donde cosas como la salud y la seguridad en general no son un tema candente de inmediato, ya que usted se encuentra en un edificio que ya ha pasado muchos controles de seguridad. Mantener que este sigue siendo el caso y asegurarse de que todos los asistentes reciban la información es relativamente rutinario, con seguridad general ya proporcionada por el lugar.

Conozca los riesgos

La planificación de su evento debe comenzar con una evaluación de riesgos teniendo en cuenta un examen de su lugar y los daños potenciales que pueden ocurrir si no los aborda.

Su evaluación de riesgos le servirá como modelo para la cantidad de oficiales de seguridad que pueda necesitar. También sentará las bases para otros recursos que la seguridad pueda requerir para tener un evento exitoso y protegido.

Al realizar su evaluación de riesgos, desea asegurarse de que se haya realizado un análisis de delitos para su lugar. El análisis de delitos es simplemente una encuesta de delitos que han ocurrido en el área del lugar. Desea recopilar al menos el valor de tres años, comenzando con la fecha actual y avanzando hacia atrás.

Para recopilar esta información, querrá trabajar con el departamento de policía local. Por ejemplo, las estadísticas sobre delitos pueden mostrar que durante el año pasado se informaron varios incidentes relacionados con la visita de extranjeros en el área de su evento. Si este es el caso, es posible que desee considerar contratar guardias de seguridad e implementar medidas de protección para disuadir esta posibilidad. Si las estadísticas de delitos indican una gran cantidad de robos, solo tiene sentido agregar más recursos para la protección de los activos de los proveedores que se encuentran en el sitio.

Reunión informativa de seguridad para asistentes

Siguiendo un consejo de la industria de las aerolíneas, los planificadores de eventos pueden hacer más que simplemente proporcionar literatura de información de seguridad (que, como sabemos, lamentablemente, la mayoría de la gente no lee) o avisos como señalización a través de pantallas electrónicas de salidas y puntos de evacuación en emergencias, etc .; Comience el evento con una sesión informativa de seguridad: un avión nunca sale hasta que los pasajeros aprenden las medidas de seguridad. Lo mismo debería hacerse con las instalaciones y los locales.

Guardia

Los guardias de seguridad pueden ser necesarios o no para su evento, pero en nuestro caso, fue necesario para los contratistas y para nosotros mismos mientras se realizaba la construcción de la carpa y la construcción general. Una vez más, su evaluación de riesgos determinará si debe contratar guardias. También le dirá si esos guardias deben estar armados o desarmados.

Al contratar servicios de guardias de seguridad para eventos, generalmente tiene una gran variedad de empresas para elegir. Sin embargo, hay muchas preguntas que debería haber respondido antes de tomar su decisión final. Si el local es grande, sin duda necesitarás los servicios de una gran empresa o la combinación de varias empresas. Si este es el caso, puede solicitar estos servicios mediante el uso de una solicitud de propuesta por escrito (RFP). Incluso si su evento es a pequeña escala, hay algunas preguntas básicas que desea responder:

  • ¿Qué nivel de protección se proporcionará realmente?
  • ¿Los guardias protegerán los activos, el lugar / las instalaciones o las personas?
  • ¿Los guardias solo “observarán e informarán” o intervendrán en los altercados observados?
  • ¿Con qué frecuencia realizarán y registrarán barridos de protección?
  • ¿Quién es responsable de administrar la fuerza de guardia?

Ante todo, controlar el acceso a su evento se reduce a dos posibilidades; tráfico de vehículos y tráfico de peatones. Puede controlar el acceso a través de herramientas como:

  • Insignias o alfileres de identificación
  • Identificación de vehículos (durante el pre-evento de registro de asistentes y en el día)
  • Listas de invitados preseleccionadas
  • Áreas de estacionamiento designadas (por ejemplo, para el público en general, VIP, contratistas)
  • Pasarelas peatonales o puertas designadas

No solo en las películas

Un área que en gran medida se pasa por alto en la planificación de la seguridad para eventos es el uso de servicios públicos para interrumpir una función. Los principales sistemas a considerar son la electricidad y el control del clima, es decir, calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC). No solo los escritores de películas de Hollywood deben recordar esto.

Ante todo, considere el caos que puede producirse en una habitación llena de gente que se oscurece, o si la temperatura de la habitación cae repentinamente o aumenta; Además, los sistemas HVAC son una forma muy viable de entregar armas biológicas, por más loco que parezca, es una amenaza real que todos debemos aceptar que es real, especialmente si se trata de un evento de alto perfil.

Si los paneles / habitaciones de control eléctrico no se pueden cerrar con llave, deben monitorearse constantemente. Además, su plan de acción de emergencia debe incluir una alternativa de energía. Para facilitar esto, los planificadores deben trabajar en estrecha colaboración con el personal de mantenimiento o de las instalaciones.

Lo mismo es válido para su sistema HVAC. Si el acceso al sistema no se encuentra en un área restringida, es posible que deba contratar a alguien para que vigile.

Vendedores

Si los proveedores están presentes en su evento, la planificación de la seguridad es vital, porque esto probablemente significa que hay productos y personal adicionales a los que debe prestar atención.

Determine qué miembros del personal representan al proveedor. Deben incluirse en una lista y proporcionarles acceso a través de un área restringida para su uso exclusivo. Tenga en cuenta que los proveedores necesitarán acceder al sitio del evento antes que el público en general.

Recuerde, los productos que venden son activos valiosos y su programa de seguridad para eventos debe brindarles protección. Como regla general, intente colocar sus mercancías lejos de entradas y salidas. No querrás que sea fácil para alguien «arrebatar y correr». Además, no solo le preocupa proteger los soportes, mesas, etc., sino que también le preocupa el almacenamiento temporal.

Si su evento dura varios días y el personal de seguridad no está disponible, al menos querrá considerar alguna videovigilancia del área. Esta opción es muy asequible en estos días y el cambio de dinero siempre requiere precauciones especiales. Tenga esto en cuenta cuando haga sus asignaciones de mano de obra.

Invitados VIP

Pasando de los proveedores, se debe tener especial cuidado al manejar la seguridad de los VIP. Primero, desea que su llegada y salida sean lo más fluidas posible. Para lograr esto, debe proporcionar una entrada exclusivamente para ellos. El control de vehículos en esta área debe ser muy limitado y el control de peatones limitado a otros VIP y personal de trabajo.

A veces, el área en sí puede estar físicamente separada del público, pero los VIP aún son vulnerables al abuso y los gestos vergonzosos. Esto se soluciona usando drapeados u otras telas para ocultarlo.

Manejo de los medios

Cada evento debe tener preparado un plan de acción de emergencia (EAP). Esto indica quién hará qué, cuándo, dónde y cómo. Su plan se basará en su evaluación de riesgos. Como mínimo, el personal del evento y la seguridad deben saber lo siguiente:

  • Rutas de evacuación
  • Ubicación del punto de reunión
  • Cómo comunicarse con el personal del servicio de emergencia

Las emergencias son impredecibles, pero lo único de lo que puede estar seguro es que si ocurre una, se crea una historia y, poco después, los medios de comunicación intentarán difundir esa historia.

Su EAP debería haber designado un área para que los medios trabajen mientras están en su sitio. Como mínimo, esta área debe incluir acceso a líneas telefónicas, electricidad y baño.

Además, proporcione un área para que la cámara y el personal de informes realicen reuniones. Lo último que desea es permitir que la prensa corra libremente por su lugar. Recuerde, están ahí para crear una historia, y es posible que no le guste la historia que se está creando sobre su desafortunada situación.

Si hay varias ubicaciones dentro de su sitio para recibir atención de la cámara, maneje esto proporcionando escoltas. Designe una persona por cada cuatro de la prensa. Nuevamente, estos detalles deben incluirse en su EAP.

Por último, redacte un borrador de “una página”. Una página es un documento que brinda información básica sobre el evento, quizás desde una perspectiva histórica del evento o de su empresa como organismo que lo gestiona. Transmitir la información en su “página única” ayudará a obtener información positiva ante el público. Aunque la seguridad de los asistentes es la prioridad, su identidad profesional está en juego, por lo que es fundamental asegurarse de que la información correcta esté disponible.

Recuerde, con toda la planificación que ya proporciona para su evento, los elementos esenciales de la seguridad del evento lo convierten en un día más en la oficina y eliminan el miedo a lo desconocido. ¡Proporcione un plan de seguridad para el evento principal, prepárese para emergencias y luego diviértase en su evento!

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